Huishoudelijk Reglement

van de Computer Vereniging Oostzaan en Omstreken

gevestigd te Oostzaan,

Wijzigingen register

1.       Vastgesteld op de Extra Algemene Vergadering van 6 november 2013.

2.       Herzien, aangevuld (o.a. inzake de Europese privacywetgeving, de per 2017 aangepaste betalingsvoorwaarden en opheffen PR-commissie) en vastgesteld op de Algemene Vergadering van 21 maart 2019.

3.       Herzien ten gevolge van de statutenwijziging (bekrachtigd bij notariële akte d.d. 13 mei 2022) en vastgesteld op de Algemene Vergadering van 4 april 2023.

Artikel 1 Inleidende bepalingen

• Dit huishoudelijk reglement is bindend voor de Computervereniging Oostzaan en Omstreken (afgekort CVOO), gevestigd te Oostzaan, alsmede voor haar organen, commissies en leden. Hierin is nader geregeld, hetgeen is bepaald in de wet, in de statuten (Wijzigingsakte vastgesteld op 13 mei 2022 door notaris M.S. ten Brinke te Zaanstad) en bij besluiten van de Vereniging, welke onverminderd van kracht blijven.
• De CVOO is opgericht op 1 maart 1987. De Vereniging heeft ten doel het verspreiden van kennis op het gebied van computers in de ruimste zin van het woord en het stimuleren van het gebruik ervan.
• Het vigerende Huishoudelijk Regelement en statuten van de Vereniging zijn openbaar in te zien op de website van de van de Vereniging.

Artikel 2 Lidmaatschap, rechten en verplichtingen

• De Vereniging kent twee soorten leden, te weten: gewone leden en ereleden. Alleen natuurlijke personen kunnen als lid worden toegelaten. De Algemene Vergadering kan besluiten een lid als erelid te benoemen wegens bijzondere verdiensten voor de CVOO.
• Aanmelding voor het lidmaatschap geschiedt door een volledig ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier. Het lid dient het formulier bij een lid van bestuur van de Vereniging aan te leveren.
• Het aanmeldingsformulier is zelfstandig vanaf de website van de Vereniging te verkrijgen of op verzoek per post of e-mail te ontvangen.
• Over toelating van een lid tot de Vereniging beslist het bestuur. Het bestuur kan vorderen dat de gegevens die in/op het aanmeldingsformulier worden verstrekt door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
• Een lid gaat een lidmaatschap aan voor een kalenderjaar. Het lidmaatschap wordt stilzwijgend met eenzelfde periode verlengt tenzij er minimaal vier weken voor de start van een nieuw kalenderjaar schriftelijk bij het bestuur is opgezegd.
• Een lid is gehouden aan betaling van contributie aan de Vereniging bij het starten van een kalenderjaar.
• Extra gezinsleden inwonende op hetzelfde adres ontvangen een korting op de contributie.
• Nieuwe leden die zich na 1 juli inschrijven en een incassomachtiging afgeven voor de inning van de contributiebetalingen krijgen vrijstelling van contributiebetaling voor het resterende kalenderjaar.
• Bij betaling via automatische bankincasso in de eerste maand van een kalenderjaar krijgt een lid een vastgestelde korting op de contributie. Het lid helpt zo de verenigingskosten sterk te verminderen. Betaalt het lid in de éérste week van een kalenderjaar zelfstandig de contributie per bank volledig, dan geldt de betalingskorting ook. Bij elke andere voldoening van de contributie, op andere wijze of op een later moment in tijd, dan vervalt het recht op de betalingskorting van de contributie.
• Ereleden worden vrijgesteld van contributie betaling.
• De contributie en de kortingen worden door een Algemene Vergadering voor het volgend kalenderjaar vastgesteld.
• Het bestuur verzorgt de automatische incasso en verwerkt de ontvangen betalingen.
• De gegevens van leden en ereleden worden in een beveiligd elektronisch register opgenomen voor het gebruik bij bestuurstaken en voor de toegang tot het afgeschermde deel van de website van de vereniging.
• Elk lid heeft de volgende rechten;

-   deelname aan georganiseerde activiteiten om kennis en vaardigheden met de computer te vergroten in samenspraak met andere leden,

-   deelname aan georganiseerde activiteiten waarvoor een vergoeding wordt gevraagd,

-   hulp bij problemen met de computer via de inloop-momenten, hulp-op-afstand via een beveiligde toegang, advies via mail of telefoon, of hulp aan huis tegen een kleine vergoeding,

-   toegang tot informatie die wordt verstrekt via nieuwsbrieven en het afgeschermde deel van de verenigingswebsite www.cvoo.nl.

• Ieder lid wordt geacht zich onder meer aan de volgende verplichtingen te houden;

-   voldoen aan zijn financiële verplichtingen,

-   zorgvuldig om te gaan met de door de Vereniging beschikbaar gestelde accommodatie, apparatuur en programmatuur,

-   andere leden en het bestuur met respect te bejegenen,

-   adres- en e-mailadreswijzigingen schriftelijk melden aan de secretaris van de Vereniging.

• Het lidmaatschap van de Vereniging eindigt volgens artikel 5 van de statuten van de Vereniging.

Artikel 3 Het bestuur

• Het Bestuur is bevoegd de Vereniging (de rechtspersoon en haar leden) te vertegenwoordigen. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging van de Vereniging komt mede toe aan de voorzitter tezamen met een andere bestuurder.
• Het bestuur bestaat uit tenminste drie en maximaal zeven meerderjarige personen.
• Het bestuur besluit bij meerderheid van stemmen.
• Bestuurders worden benoemd in de Algemene Vergadering en deze kan hen ten alle tijde schorsen of ontslaan.
• Bestuurders worden opgenomen in de wettelijke registers van de KvK en UBO.
• Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Deze bestuursfuncties worden bij voorkeur aangegaan voor 3 jaar, het bestuur kan tussentijds haar functiekeuze wijzigen. Een bestuurslid geeft het beëindigen van een functie tijdig aan, zodanig dat vervanging mogelijk is. Bij ontslagname als bestuurslid geldt een opzegtermijn van tenminste twee maanden. Wijziging van taken in het bestuur worden verwerkt op het publieke deel van de website van de Vereniging en leden worden daarvan ingelicht in elk type reguliere berichtgeving.
• Het bestuur kan in tussentijdse vacatures voorzien tot de eerstvolgende Algemene Vergadering, waarin een nieuw bestuurslid wordt gekozen.
• De contactgegevens (e-mail) van het bestuur staan op de website van de vereniging.
• Het Dagelijks Bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester, indien nodig aangevuld met een extra bestuurslid.
• Als geen enkele bestuurder beschikbaar is kan de Algemene Vergadering een persoon aanwijzen die voor haar zo spoedig mogelijk maatregelen treft die leiden tot een vervangende voorziening, welke in een volgende Algemene Vergadering geaccepteerd wordt.

Artikel 4 Taken en verantwoordelijkheden van het bestuur

• De voorzitter
  De voorzitter is het gezicht van de Vereniging naar binnen en naar buiten.
  De taken van de voorzitter zijn;

-   leiden van de Algemene Vergadering en de vergaderingen van het bestuur,

-   leiden van het bestuur: initiatieven nemen, coördineren en het uitvoeren van bestuurswerkzaamheden,

-   vertegenwoordiging van de Vereniging naar binnen en buiten.

• De secretaris
  De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de organisatie.
  De taken van de secretaris zijn;

-   schrijven van brieven en andere stukken namens de Vereniging,

-   archiveren van ontvangen brieven en het bewaren van afschriften van verzonden brieven,

-   maken van verslagen en notulen van de diverse vergaderingen, zoals de ledenvergadering en de bestuursvergaderingen,

-   maken van het secretarieel jaarverslag.

• De penningmeester
  De penningmeester beheert het geld van de vereniging.
  De taken van de penningmeester zijn;

-   bijhouden van de kas en het beheren van de bankrekeningen,

-   doen en ontvangen van betalingen,

-   bijhouden van het kas- en bankboek,

-   maken van het financieel jaarverslag,

-   bewaken van de plannen van het bestuur aan de hand van een begroting.

• Overige bestuursleden
  Hun taken en verantwoordelijkheden worden vastgesteld in de eerste bestuursvergadering na de Algemene Vergadering waarin zij als bestuurders zijn gekozen.
• Dagelijks Bestuur
  De taken van het Dagelijks Bestuur zijn het in overeenstemming met elkaar afhandelen van de lopende zaken die spoedeisend zijn. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af aan het bestuur.
• Nieuwsvoorziening

Het bestuur verzorgt de berichten aan de leden, waaronder de periodieke nieuwsbrieven en kennisgevingen.

• De Ledenadministratie

De taak van de ledenadministrateur wordt door het bestuur gedelegeerd aan een bestuurslid.

Een bestuurslid dat, na hoor en wederhoor, de functie niet naar behoren vervult of blijk geeft van onbekwaamheid voor opgedragen taken, kan ten alle tijden door het bestuur van taken worden ontheven door het herverdelen van taken en/of door de Algemene Vergadering worden ontslagen.

Artikel 5 Vergaderingen

• Bestuursvergaderingen worden periodiek en/of op verzoek van bestuursleden gehouden.
• Het Bestuur vergadert zo dikwijls een bestuurder het verlangt
• Het bestuur kan besluiten nemen als de meerderheid (fysiek of digitaal) aanwezig is en alle leden daarvan minstens 24 uur voor de vergadering daartoe zijn opgeroepen.
• Jaarlijks wordt vóór 1 juli (alleen bij bijzondere omstandigheden kan de datum tot vijf maanden later worden) een Algemene Vergadering gehouden, waarin verslag wordt uitgebracht over de toestand van de vereniging.
  Oproeping tot een Algemene Vergadering moet minstens veertien dagen van tevoren geschieden onder bijvoeging van de agenda.

De stukken worden door het bestuur ter lezing aangeboden via de mail (op verzoek), een half uur voor de vergadering ter plaatse of minimaal 5 dagen van tevoren via een elektronische weergave.
Ieder stemgerechtigd lid heeft het recht om de gehele vergadering bij te wonen; bij eventuele verhindering met machtiging aan een ander lid dient daarvan kennisgegeven te zijn aan de secretaris.
Een lid heeft één stem en mag één ander lid vertegenwoordigen, mits deze een vooraf aangekondigde schriftelijke volmacht heeft en deze de vergadering aanbiedt.
De leden zijn verplicht hun naam en handtekening te zetten op de presentielijst bij een vergadering.

• Een Algemene Vergadering kan alleen besluiten tot statutenwijziging of ontbinding van de Vereniging, bij minstens twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen. Voorstellen worden minimaal 5 dagen van tevoren aan de leden inzichtelijk gemaakt. Bij vergaderingen, anders dan waarin een voorstel tot statutenwijziging of ontbinding aan de orde is, geldt een meerderheid van stemmen.
• Algemene Vergaderingen kunnen door het bestuur te allen tijde worden uitgeschreven, terwijl zij verplicht is dit binnen vier weken te houden indien een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van tien procent van de stemmen, dit verzoekt.
• Alle commissies (met uitzondering van de Kascontrole commissie) vergaderen regelmatig en brengen schriftelijk verslag van de vergadering uit aan het bestuur. Commissies nemen geen beslissingen, maar leggen deze minimaal 14 dagen voor de eerstvolgende vergadering voor aan het bestuur ter besluitvorming.
• Het bestuur kan besluiten dat een vergadering via elektronische weg kan plaatsvinden, waarbij rechtstreekse kennisname of deelname, stemmen vooraf- of tijdens de vergadering onder voorwaarden kan plaatsvinden, verder zoals in de statuten is bepaald.

Artikel 6 Commissies

Er worden commissies benoemd om het bestuur bij haar taak behulpzaam te zijn of welke door de Algemene Vergadering worden ingesteld om welke reden dan ook.
Het bestuur kan een of meer dagelijkse taken ter uitvoering beleggen bij een door haar vastgestelde commissie. De leden van een commissie kunnen van het bestuur deel uitmaken, tenzij dit hierna bij de desbetreffende commissie is uitgesloten.
De voorzitter van een commissie kan de bestuursvergadering bijwonen als dat bij de betreffende is vermeld.
De commissies leggen hun jaarplan ter goedkeuring voor aan het bestuur, ten laatste 14 dagen voor de Algemene Vergadering.

Er bestaan de volgende commissies in de CVOO:

• Kascontrole (KC)

Deze commissie bestaat uit tenminste twee personen. Ook is er een reserve commissielid.
Deze personen mogen geen deel uit maken van het bestuur of van een andere commissie. De taak van de commissie is het onderzoeken van de rekening en verantwoording van het bestuur en het uitbrengen van het verslag van haar bevindingen aan de Algemene Vergadering. Zij onderzoekt tenminste éénmaal per jaar de boeken en kas van de vereniging.
Tijdens de Algemene Vergadering wordt afscheid genomen van één lid van de Kascommissie, die twee jaar heeft gefunctioneerd. De tweede persoon maakt zijn tweede termijn vol, terwijl het reserve lid de taak start. Een derde lid wordt als reserve lid benoemd.

• Digitale Informatie Voorzieningen (DIV)

Deze commissie verzorgd voor het bestuur de dagelijkse uitvoering van een aantal technische taken waaronder;

-   digitale- en technische middelen beschikbaar stellen,

-   toegang regelen tot dataverzamelingen,

-   het beheer van de verenigingswebsite.

-   het bijhouden van een inventarislijst, samen met één of meer bestuursleden.

De commissievoorzitter mag de periodieke bestuursvergaderingen bijwonen en adviseert, rapporteert en doet voorstellen namens de commissie aan het bestuur.

• Ledensupport (LS)

Deze commissie ondersteunt actief de leden met allerlei activiteiten (zoals de helpdesk, lezingen, workshops, thema- en clubdagen), daarbij gebruikmakend van de beschikbaar gestelde digitale- en technische middelen en accommodaties en zorgdragend voor een goed huisvaderschap.

Desgewenst stelt het bestuur tijdelijk een extra commissie samen voor uitvoering van een specifieke taak.

Slotbepalingen

• In alle gevallen waarin door de wet, statuten of dit huishoudelijk reglement niet is voorzien, beslist het bestuur.
• Aan het begin van dit reglement wordt een doorlopend wijzigingen register opgenomen, waarbij de laatste versie de voorgaande versie(s) vervangt.
• Dit huishoudelijk reglement is herzien en vastgesteld met meerderheid van 2/3e van de aanwezige stemmen in de Algemene Vergadering van 4 april 2023 en is sindsdien van kracht (vigerend).

Getekend door: de voorzitter                                                         en door:   bestuurslid

               Naam:    ____________________                                      Naam:   ____________________

             Datum:   ___-___-_______                                                   Datum:   ___-___-_______

Handtekening:                                                                        Handtekening: